Inschrijven op een aanbesteding doe je niet even snel op een regenachtig middagje, ergens tussen een voetbalwedstrijd van je kind en de strijk door. Voor een passende aanbieding en het op papier krijgen van de antwoorden op open vragen neem je de tijd. Het antwoord moet immers compleet, gericht op de klant, aan de praktijk getoetst, “SMART” en ook nog binnen de gestelde één of twee A4 zijn. Ga er maar aan staan, zeker wanneer de vraag zelf uit 12 deelvragen en driekwart A4 bestaat. Om nog maar te zwijgen over de beoordelingsitems: met een beetje geluk sluiten die volledig aan op de vraagstelling. Helaas bevatten ze vaak aanvullende onderdelen. Als de aanbestedende dienst dat in de vraagstelling opneemt, voorkomt het vast een hoop verwarring. Aan de andere kant: het is natuurlijk een prima toets op zorgvuldigheid…
Een bedrijf op de juiste wijze positioneren én onderscheiden binnen het antwoord vormt al met al een hele uitdaging. Zeker bij grote inschrijvingen bij bestaande klanten of een prospect die je graag aan je portfolio toevoegt, gaat veel tijd zitten in de beantwoording. Als je het goed wilt doen, gaat dat over meerdere schijven en in samenwerking met verschillende disciplines. Ondanks dat je als inschrijver graag zo veel mogelijk vertelt om er zeker van te zijn dat je niets vergeet, wordt je toch genoodzaakt veel weg te laten. Terwijl die info van groot belang kan zijn! De opdrachtgever gaat straks immers een jarenlange samenwerking aan met een bedrijf dat soms compleet nieuw voor ze is. En dat op basis van een paar vragen met beperkte antwoordmogelijkheden. Ga er maar aan staan!
Als het je lukt om de oorspronkelijke vier kantjes terug te dringen naar twee A4, met een laatste check of álles in het antwoord terug komt, stuur je het voorstel met een zeker gevoel van trots in. Hoe frustrerend is het dan, wanneer je na zoveel inspanning een tenenkrommende evaluatie onder ogen krijgt? Maar al te vaak blijken beoordelaars niet goed te lezen, “gekleurd” te zijn door ervaringen uit het verleden en op een wijze beoordelen die afwijkt van de systematiek in de aanvraag. Het antwoord prima vinden passen bij de organisatie, maar erover heen lezen dat dit geen antwoord op de gestelde vraag is. Hoe teleurstellend is het, als je na uren, dagen, wéken zorgvuldig werken en overleggen in je evaluatie terug leest dat een bepaald onderdeel niet terug komt? Een onderdeel waar nota bene niet om gevraagd wordt en niet bij de beoordelingscriteria is opgenomen.
Laten we wel zijn: het beoordelen is – net als de inschrijving zelf – een vak apart. Ook dat doe je er niet “even bij”. Het gaat vaak goed hoor, zeker als een deskundige de beoordeling coördineert, maar waarom gebeurt het dan toch soms zo onzorgvuldig? Veel inschrijvers (in ieder geval degenen die ik ondersteun) doen hun best een passende offerte aan te bieden. Dan mag je toch minstens verwachten dat de beoordeling serieus genomen wordt. Zou het helpen als degene die een open vraag of casus verzint, voor zichzelf een antwoord binnen de gestelde wensen en eisen formuleert? Al is het om bewuster te beoordelen. Ik sluit niet uit dat dit als lastig wordt ervaren…
Eerdere blogs over de beginperiode als zzp-er: