Ruim een jaar als zzp-er en ik kan bijna een boek vullen over de soms verbazingwekkende situaties waar inschrijvers mee te maken krijgen. Gelukkig gaat het in de meeste gevallen goed en mocht ik vooral heel leuke en bevredigende trajecten ondersteunen.
Een succesvolle samenwerking komt vooral voort uit goed voorbereide en doordachte aanbestedingen. Je pikt de uitvragen waar de inkopende partij tijd steekt in het (voor)traject er zo uit. Deze zijn veel duidelijker, specifieker en concreter. Ook als je de “potentiële klant” niet kent, is in dit geval uit het programma van eisen te halen waar ze naar op zoek zijn. Toch blijft het als “onbekende” leverancier gissen. Dat kan zijn voordelen hebben: huidige leveranciers kunnen “bedrijfsblind” zijn en nieuwe inschrijvers zijn soms in staat verfrissende ideeën aan te leveren. Een aanpak waarvan de inkopende partij met verbazing realiseert dat het ook anders kan, is natuurlijk de mooiste.
Helaas kom ik ook veel aanbestedingen tegen die onder de noemer “eenheidsworst” vallen. Soms is de aanbesteder tevreden over de huidige partij en willen ze helemaal niet aanbesteden. De motivatie voor een goed traject ontbreekt en dat is zonde in meerdere opzichten. Europees aanbestedingsplichtigen móeten nu eenmaal, dan kun je er maar beter het beste van maken.
In een eerder blog schreef ik al dat beoordelen van inschrijvingen een vak apart is. Maar ook in het traject ervoor kom je soms bijzondere dingen tegen… Hoe grappig als ze zelf om een SMART antwoord vragen, maar de uitvraag zelf nogal vaag is. Een Nota van Inlichtingen is een leuke graadmeter: bij meer dan 100 vragen mag je jezelf best achter de oor krabben over de duidelijkheid in de stukken. Helemaal bijzonder vind ik het, wanneer op een concrete vraag (oké, er bestaan inschrijvers die een kei zijn in het stellen van vage vragen) onvoldoende of geen aanvullende informatie gegeven wordt.
En wat denk je van de inschrijver die keurig alle officiële documenten en de voorbrief tekent, maar vergeet een paraaf te zetten op iedere pagina. Natuurlijk, het is een kwestie van goed lezen. Maar kom op, welke garantie geeft de inkoper dat paraafje? Je kunt beter een referentie raadplegen en vragen naar diens ervaring. Uren, wat zeg ik: weken werk belandt – samen met misschien wel een heel goede leverancier – in de shredder.
De planning van het traject is ook zoiets. Ik ken situaties waarbij de aanbestedende dienst vlak voor een vakantie de aanvraag verspreidt, een paar dagen de tijd geeft om vragen te stellen, zelf niet bereikbaar is in de vakantie, de offerte na de vakantie laat aanleveren, weken de tijd nemen om te beoordelen en vervolgens een vlekkeloze implementatie verwacht in een zeer krappe periode. Dit soort aanbesteders heeft duidelijk geen idee wat ze vragen van de leverancier. En dan natuurlijk wel als eis stellen dat de te contracteren partij volgens de cao werkt én De Code onderschrijft. Ik vraag mij in dit soort gevallen af in hoeverre ze zelf enige notie van de inhoud hebben.
Kortom, met wat meer inspanning, kennis, inlevingsvermogen en wederzijds begrip krijg je misschien geleverd waar je naar op zoek bent. Waarom zou je dat niet willen? Je gaat immers een jarenlange relatie aan. Dan moet je natuurlijk wel weten wat je zoekt en nodig hebt. En zo zijn we weer terug bij het begin van deze blog… Het venijn zit hem namelijk niet in de staart, maar in het begin: voorbereiden, plannen en de tijd nemen. Dát zijn voor de inschrijver én de aanbestedende dienst, basis ingrediënten voor succes!
Eerdere blogs over de beginperiode als zzp-er: